RODO i dane osobowe
Zgody
Zgoda ma wersję. Gdy zmieniasz regulamin, dodajesz nową wersję — stare zgody zostają przypisane do starej treści, więc widać, na co dokładnie ktoś się zgodził i kiedy.
Zgody z importu mają wersję „import” i wymagają potwierdzenia przy pierwszym logowaniu.
Wnioski klientów
Klient może w swoim panelu poprosić o:
- eksport danych — dostaje plik ze wszystkim, co studio o nim trzyma,
- usunięcie — dane osobowe znikają, ale faktury zostają (mają ustawowy termin przechowywania); w ich miejscu pojawia się oznaczenie „dane usunięte”,
- sprostowanie — poprawienie błędnych danych.
Każdy wniosek ma termin trzydziestu dni liczony automatycznie od złożenia. Lista wniosków jest w Ustawieniach → Prywatność.
Osoby małoletnie
Dziecko dodaje rodzic w aplikacji klienta, w zakładce „Rodzina” (ekran „Rodzina i karty”): przycisk „Dodaj dziecko”, potem imię, nazwisko i data urodzenia — dziecko musi mieć mniej niż osiemnaście lat. Przy dodawaniu rodzic zaznacza zgodę opiekuna; może ją wyrazić także później przyciskiem „Wyrażam zgodę opiekuna” albo cofnąć przyciskiem „Cofnij zgodę”. Zgoda trafia do rejestru zgód jako zgoda opiekuna.
Na zajęcia rodzic zapisuje dziecko w Grafiku: otwiera zajęcia, w polu „Kogo zapisujesz?” wybiera dziecko i może zapłacić karnetem rodzinnym ze swojego konta.
Zapis osoby poniżej osiemnastu lat bez zgody opiekuna kończy się odmową — niezależnie od tego, kto zapisuje: osoba sama, rodzic czy recepcja. Recepcja nadal może dodać dziecko i odnotować zgodę opiekuna w panelu, na ekranie klienta.
Przegląd retencyjny
Raz na jakiś czas warto otworzyć Ustawienia → Prywatność → Retencja. System pokazuje osoby bez aktywności od pięciu lat razem z informacją, czy mają nierozliczone płatności. Nic nie kasuje automatycznie — decyzję podejmuje człowiek, bo automat kasujący klientów jest groźniejszy niż dane trzymane rok za długo.
Rejestr czynności
Ekran rejestru pokazuje, jakie kategorie danych studio przetwarza, na jakiej podstawie i przez jaki czas — liczone z rzeczywistych wierszy w bazie, a nie z szablonu.
Krok po kroku: wniosek klienta o dane
- Odbierz wniosek. Klient składa w swoim panelu wniosek o eksport, usunięcie albo sprostowanie danych.
- Sprawdź termin. Otwórz Ustawienia → Prywatność; termin trzydziestu dni liczy się automatycznie od złożenia wniosku.
- Zrealizuj wniosek. Eksport daje klientowi plik ze wszystkim, co studio o nim trzyma; sprostowanie poprawia błędne dane.
- Pamiętaj o fakturach. Przy usunięciu dane osobowe znikają, ale faktury zostają z oznaczeniem „dane usunięte”, bo mają ustawowy termin przechowywania.
Typowe błędy
„Nie mogę zapisać dziecka” — brakuje zgody opiekuna. Komunikat mówi to wprost. Rodzic wyraża zgodę w zakładce „Rodzina” przyciskiem „Wyrażam zgodę opiekuna”, a recepcja może ją odnotować w panelu.
„Usunąłem klienta, a jego nazwisko nadal jest na fakturze” — tak ma być. Faktura jest dokumentem księgowym z własnym terminem przechowywania.