Obecność na zajęciach i check-in kodem QR

Jak działa check-in kodem QR?

Klient otwiera w telefonie ekran „Mój kod” i pokazuje go recepcji, która skanuje go przeglądarką na telefonie lub tablecie. Kod zmienia się co 60 sekund, więc zrzut ekranu sprzed tygodnia ani kod przesłany znajomemu nie zadziała.

Check-in przechodzi tylko w oknie ustawionym w politykach studia — domyślnie od 30 minut przed zajęciami. To zabezpieczenie przed odbijaniem się na zapas. Gdy kod nie przechodzi, najczęściej jest po prostu za wcześnie.

Po udanym skanie recepcja od razu widzi wynik: kto wszedł, na które zajęcia i czym opłacone jest wejście — karnetem albo kartą sportową. Osoba trafia na listę obecności, którą instruktor ma w telefonie.

Lista, skaner czy kiosk — co wybrać?

Wszystkie trzy sposoby działają jednocześnie i zapisują obecność w tym samym miejscu. Wybór zależy od tego, kto stoi przy wejściu.

Czym jest kiosk samoobsługowy?

Tablet przy wejściu przełączasz w tryb kiosku. Pokazuje on listę dzisiejszych zajęć i pozwala klientom odbić się samodzielnie. Kiosk ma własny PIN i nie daje dostępu do niczego poza check-inem, więc można go zostawić bez opieki. Przy dwóch grupach o zbliżonej godzinie warto sprawdzić, czy klient wybrał właściwe zajęcia.

Co dzieje się po zapisaniu obecności?

Obecność uruchamia resztę procesów bez udziału recepcji. Z karnetu klienta pobiera się jedno wejście, a nieobecność bez odwołania rozlicza się według polityki studia. Przy wejściu z karty sportowej kaucja zostaje zwolniona albo przepada, a wejście trafia do miesięcznego raportu operatora.

Frekwencja trafia na pulpit właściciela, a w Raportach w zakładce Frekwencja zobaczysz obecności w wybranym okresie i lokalizacji z eksportem do CSV i XLSX. Godziny przeprowadzonych zajęć trafiają do ewidencji instruktora i rozliczeń kadry.

Czy obecność działa bez internetu?

Tak. Panel instruktora działa offline: zmiany obecności zapisują się w telefonie i wysyłają, gdy sieć wróci. Nie powstają duplikaty, nawet jeśli w międzyczasie ktoś odznaczył to samo na innym urządzeniu. Ekran „Mój kod” bez sieci pokazuje kod z zapasu z ostrzeżeniem, a wejście zapisze się po powrocie połączenia.

Listę można poprawić po zajęciach — do momentu, w którym miesiąc zostanie rozliczony. Dzięki temu pomyłkę zauważoną następnego dnia instruktor albo recepcja naprawia sama, a wejście z karnetu wraca lub pobiera się zgodnie z poprawionym stanem.